Modèles de factures gratuits
- Modèle de facture
- Modèle de devis
- Invoice: Modèle de facture en anglais
- Modèle de note de crédit
- Modèle de facture proforma
- Modèle de note de débit
Qu'est-ce qu'un modèle de facture ?
Un modèle de facture est un canevas de facture prédéfini. Son premier intérêt est de permettre la création de factures. Le modèle de facture est généralement modifiable, personnalisable et téléchargeable. Il permet de faciliter l'utilisation et la cohérence des données, puisque la société rédigeant la facture peut recourir à un modèle de facture personnalisé avec des données d'entreprise pré-remplies.
Comment facturer un client à l'aide d'un modèle de facture
En règle générale, pour facturer un client à l'aide d'un modèle de facture, il convient de suivre les étapes suivantes.
Actualiser le contenu élémentaire du modèle de facture
Le contenu élémentaire de la facture inclut les coordonnées du vendeur et du client, les adresses de contact, la date de la facture, la description du produit ou du service, la quantité expédiée au client, les tarifs convenus avec le client, le taux de TVA applicable et le montant de la TVA, le montant total du paiement demandé dans la facture et toute autre information supplémentaire relative à l'opération de vente.
Les informations doivent être exhaustives. Elles doivent être précises et ne comporter aucune erreur mathématique ou autre inexactitude en général.
De même, le cas échéant, le contenu de la facture doit être étayé par des documents sources fiables. Par exemple, pour garantir la précision de la facture, la quantité de produits à facturer doit être la même que celle indiquée dans le contrat commercial.
Joindre ou imprimer la facture et l'envoyer au client
Si la société décide d'envoyer des factures électroniques à ses clients, les étapes à suivre consistent à télécharger le fichier sur un site d'e-mailing, à rédiger l'adresse e-mail et le contenu du message, puis à l'envoyer au client concerné. En revanche, si la société décide d'envoyer des factures physiques, celles-ci doivent être imprimées et placées dans une enveloppe. L'adresse du destinataire est indiquée sur l'enveloppe, qui est ensuite envoyée au client par voie postale.
Analyser pour identifier le besoin de modifier le format de fichier du modèle de facture
Il est possible de modifier le format de fichier du modèle de facture, si la société le souhaite. Par exemple, si la société a téléchargé un fichier Word et en a actualisé le contenu, il est possible de le convertir au format PDF. Le format PDF est plus fréquemment utilisé dans les procédures de facturation.
Plusieurs formats de fichier peuvent être utilisés pour une facture. Vous trouverez ci-après des informations à ce sujet.
Formats de facture
Il est possible d'établir des factures dans différents formats. Parmi ces formats, vous trouverez, entre autres, PDF, Excel, Word, Google Docs, Google Sheets, etc. Le choix du format de la facture est laissé à l'appréciation de chaque société. Toutefois, comme mentionné précédemment, le format PDF est l'un des formats de facture les plus fréquemment utilisés. La raison en est la suivante.
Pourquoi le modèle de facture PDF est-il le plus intéressant ?
Les caractéristiques suivantes expliquent pourquoi les factures PDF sont considérées comme l'un des modèles de facture les plus efficaces.
Plus adapté à l'envoi par e-mail
Le format PDF est considéré comme l'une des pièces jointes les plus sécurisées. Il est donc moins susceptible d'être rejeté par les plateformes de messagerie électronique. Ainsi, la fluidité du flux d'informations entre le vendeur et l'acheteur est facilitée.
Compatibilité universelle
Le fichier PDF peut être consulté par les clients à tout moment, sans nécessiter l'achat d'un logiciel. Cela est lié à la compatibilité du format de facture PDF avec tous les systèmes d'exploitation, tels que Windows, MacOS, Linux, iOS, ainsi qu'Android.
Formatage durable
Le formatage et la mise en page du fichier restent inchangés lors de l'utilisation d'un fichier PDF. Cela permet de garantir que le destinataire de la facture peut voir le contenu original ou la mise en page initialement prévue.
Facile à imprimer sur papier
Un des grands avantages des factures au format PDF est qu'il suffit de cliquer sur un bouton pour les imprimer. L'utilisateur en effet n'a pas besoin de définir manuellement le format du papier, puisque les imprimantes adoptent automatiquement leurs paramètres, en fonction des marges des pages PDF. Cela apporte un élément supplémentaire de facilité à l'utilisation d'une facture PDF.
Facile à personnaliser
Le contenu du document PDF est facile à personnaliser. À titre d'exemple, le modèle de facture peut être actualisé pour intégrer le logo de votre société, la mise en page, le thème, le design ou tout autre contenu ou composant de la facture. De même, des liens hypertextes et d'autres informations supplémentaires peuvent être ajoutés au document PDF.
Toutes ces propriétés mentionnées font de la facture PDF l'un des modèles de facture les plus largement utilisés des sociétés.
Qu'est-ce qu'un modèle de facture détaillée?
Un modèle de facture détaillée implique une présentation détaillée des différents produits ou services sur la facture. La composition reprend la description détaillée ainsi que les frais correspondants des articles. Pour déterminer la valeur totale de la facture générée, les montants de chaque élément sont additionnés.
Cette répartition détaillée est particulièrement utile en cas de vérification et de rapprochement, dans la mesure où elle permet de garantir la précision et l'exhaustivité des documents commerciaux.
Conclusion
En résumé, un modèle de facture est un format de fichier modifiable, personnalisable et téléchargeable, qui permet de préparer une facture. Habituellement, les petites entreprises optent pour l'utilisation d'un modèle de facture. En effet, cette approche est simple et peu coûteuse. De plus, elle ne nécessite pas de logiciel sophistiqué pour préparer la facture.
Lors du processus de facturation, le modèle de facture est téléchargé, personnalisé, actualisé, puis envoyé aux clients. Le modèle de facture peut être présenté sous différentes formes : PDF, Excel, Word, CSV, Google Docs, etc.
Le format PDF est plus fréquemment utilisé à travers le monde en raison de ses propriétés exceptionnelles. Il est notamment facile à utiliser, moins susceptible d'être bloqué par les plateformes de messagerie, facile à imprimer et simple d'accès. L'entreprise peut choisir d'opter pour un modèle de facture avec une présentation détaillée. Cette décomposition facilite la vérification et la compréhension, tout en simplifiant le rapprochement du contenu de la facture.